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企業内でDXが最も進んでいるバックオフィス業務は「勤怠管理や給与計算関係」【セイルズ調査】

 株式会社セイルズは、DX推進中の企業に勤めるバックオフィス部門の方を対象に、「DXに対するバックオフィスの本音」に関する調査を実施した。

 近年、さまざまな場面において「DX」という言葉がよく聞かれるようになった。

 DXとは、「デジタルトランスフォーメーション」を意味し、企業がそうしたデジタル技術を導入することで、より良いビジネスのための変革を実現させようという動きだ。

 例えば、多くの情報をスマートに管理することができれば、人員不足や時間不足が解消されるといったメリットなどが期待されている。

 しかし、これは果たしてすべての業務に当てはまるのだろうか。

 昨今のデジタル社会において、あらゆる企業がDX推進に注力しているが、実際の現場ではどのようなことが起きているのかという疑問はないだろうか。

 そこで今回、働く人のための社外健康管理プラットフォーム『OHME(オーミー)』(https://www.ohme-cloud.jp/)を運営する株式会社セイルズは、DX推進中の企業に勤めるバックオフィス部門の方を対象に、「DXに対するバックオフィスの本音」に関する調査を実施した。

※本リリースでの「バックオフィス」とは、人事・総務・労務・財務・事務などの業務と定義し調査を実施している。

バックオフィスでもDXが躍進中!最もDXが進んでいる業務は【勤怠管理や給与計算関係】

 人事や総務、労務といった「バックオフィス業務」の中で、比較的DXが進んでいるといった傾向が見られるのは、どのような業務なのだろうか。

 はじめに、DX(デジタル化)が進んでいる業務について聞いた。

バックオフィス業務においてDXが進んだ分野の調査結果

 「バックオフィスでの業務において、DX(デジタル化)が進んだものは何ですか?(複数回答可)」と質問したところ、『勤怠管理関連(58.5%)』と回答した方が最も多く、次いで『給与計算関連(48.0%)』『シフト、スケジュール管理関連(28.9%)』『日報管理関連(25.9%)』『請求、支払い管理関連(25.7%)』と続いた。

 勤怠管理関係や給与計算関連といった業務のDXが進んでいる傾向が高いようだ。

 皆さんもテレビコマーシャルなどで、一度は目にしたことがあるのではないだろうか。

 他にもシフト、スケジュール管理関係などの業務も比較的DXが進んでいることがわかった。

以降の回答結果はこちら

  • 工程管理関連(18.5%)
  • 顧客管理関連(18.1%)
  • 仕入、発注管理関連(17.8%)
  • 受注管理関連(17.5%)
  • 予算、原価管理関連(17.5%)
  • 売上管理関連(17.1%)
  • 通信、連絡関連(16.4%)
  • 商品、在庫管理関連(14.3%)

 次に、これらの業務のDXが進んだことで、現場の状況はどのように変化したのかを具体的に聞いた。

DXによって業務に起きた変化とは?(※一部抜粋)

  • 毎日の出勤や残業申請、休日出勤など、紙の処理していたものがシステム化されたことによって、給与計算が簡単になりました(20代/女性/佐賀県)
  • リモートが進んだことで、勤怠管理や契約書の共有など、DXはなくてはならないものになりました(40代/男性/東京都)
  • 代わりにシステムに慣れない部下の誤入力や誤処理を差し戻す手間ができました。なので、手間数で考えると以前と変わりません(40代/女性/宮城県)
  • 使いこなしている人と理解できない人の差が激しいです(40代/女性/東京都)

 勤怠管理や給与計算など、それまでは人の手によって行われていた業務がシステム化されたことで楽になったという方がいる一方、そのシステムに慣れない方や入力ミスなどがある場合は、それに対応するための新たな手間が生じることもあるようだ。

【バックオフィスで働く人への本音調査】DXによって効率化したものの工数が増えたと感じている人は75.9%も

 DXというと、真っ先に浮かぶのが「業務の効率化」ではないだろうか。

 では、実のところDXによって業務はどのくらい効率化されているのだろうか?

DXによって業務は効率化されたと思うか、業務に必要な工数が増えたと感じることはあるかの調査結果

 そこで、「DXによって、業務は効率化されたと思いますか?」と質問したところ、『とてもそう思う(29.4%)』『ある程度はそう思う(58.7%)』『あまりそう思わない(10.3%)』『まったくそう思わない(1.6%)』という回答結果になった。

 「とてもそう思う」と回答した方の割合だけでも3割近くとなったが、さらに「ある程度はそう思う」と回答した方の割合を合計すると88.1%に上ることから、「DXによって業務は効率化される」ことは、ほぼ間違いなさそうだ。

 では、業務に必要な工数については、どのように変化したのだろうか。

 続いて、「DXによって、業務に必要な工数が増えたと感じることはありますか?」と質問したところ、『かなりある(19.9%)』『多少はある(56.0%)』『ほとんどない(22.9%)』『まったくない(1.2%)』という回答結果になった。

 前の調査結果では、DXによって業務は効率化されたと回答した方の割合が9割近くとなった一方、工数については合計75.9%(かなりある、多少はある)の方が「増えた」と感じていることがわかった。

 本来、DXによって工数は減るものだと思われるが、どのような理由で工数が増えたのだろうか。

 前の質問で『かなりある』『多少はある』と回答した方に、具体的な理由について聞いた。

DXによって逆に工数が増えた!? その理由とは?(※一部抜粋)

  • これまでただ経理に渡せばよかった見積書や請求書、領収書などをいちいちスキャンしてデータとして提出しなければならなくなったため(30代/女性/埼玉県)
  • 従来は紙や口頭で済んでいたことがDXとなったことで、機械に弾かれたり承認を待つ時間がかかったりするようになりました。また、手作業で行っていた叩き上げの専門職にDXは馴染まず、その仲介係と入力係が必要になりました(40代/女性/静岡県)
  • 会議の資料など、紙ベースとデータの併用で行われるようになったため、作業自体は増えている(50代/男性/宮城県)
  • システムが乱立しており、整合性をとるために工数が増えた(50代/男性/愛知県)

 紙ベースと電子データを併用するなど、DX以前と以後の業務が重なることで工数が増えてしまったようだ。

 また、従来の方法のほうが効率的(専門職がいる場合など)だったり、社内システムが統一されていなかったりといった理由でも、かえって工数が増えてしまう、ということがわかった。

DXは本当に必要?「バックオフィス業務のDXは正しく進められている」に対して「とてもそう思う」と回答した人は19%

 DXによって業務が効率化されることは間違いなく、実際に勤怠管理や給与計算といった業務のDXは進んでいることが明らかになった。

 しかし、その一方で、業務の工数は増えていると感じている方の割合が75.9%と、少なくないこともわかった。

 ここで、DXについて社内の全体的にはどのように感じているのか、聞いた。

勤務先において、すべての業務でDXを進めるべきであると思うか、バックオフィスのDXは正しく進められていると思うかの調査結果

 「勤務先において、すべての業務でDXを進めるべきであると思いますか?」と質問したところ、『とてもそう思う(23.6%)』『ある程度はそう思う(62.3%)』『あまりそう思わない(11.5%)』『まったくそう思わない(2.6%)』という回答結果になった。

 すべての業務をDXにすることをどのように思っているのか、それぞれの割合がわかった。

 全体的にDXを進めることに関しては、肯定的な意見が少なくないようだ。

 では、バックオフィス業務について、実際に担当している方は、現在のDXの進歩状況をどのように感じているのだろうか。

 続いて、「勤務先において、バックオフィスのDXは正しく進められていると思いますか?」と質問したところ、『とてもそう思う(19.0%)』『ある程度はそう思う(61.5%)』『あまりそう思わない(17.4%)』『まったくそう思わない(2.1%)』という回答結果になった。

 「そう思う」と回答した方の割合は、合計すると8割以上となったものの、「とてもそう思う」と回答した方の割合は2割に届かなかった。

 先ほどの調査結果でもあったように、工数が増えるといった問題を感じている方も少なくないのかもしれない。

健康経営のために必要な業務、「福利厚生」のDXは可能か

 ここまでの調査で、バックオフィス業務のDXについて現場はどのように実感しているのかわかった。

 システムが統一されていないなどの理由で工数が増えることもあり、手放しに正しく進められていると感じてはいないものの、すべての業務のDXを進めるべきだと考えている方も少なくはないようだ。

 まず、企業全体が健康的に経営を行うためには、社員の健康管理も疎かにできないのではないだろうか。

 では、企業が行っている従業員の定期健診に関するDXはどのような状況にあるのだろうか。

健康経営、従業員の健康管理に関する業務おいてのDXはされているか、そのDXは正しいと思うかの調査結果

 そこで、「健康経営、従業員の健康管理に関する業務おいてのDXはされていますか?」と質問したところ、『はい(56.6%)』『いいえ(43.4%)』という回答結果になった。

 既に従業員の健康管理に関するシステムを導入している企業の割合も少なくないようだ。

 では、それらの業務に関するDXはうまく進んでいるのだろうか。

 続いて、「健康経営、健康管理に関する業務おいてのDXは正しいと思いますか?」と質問したところ、『とてもそう思う(22.2%)』『ある程度はそう思う(56.0%)』『あまりそう思わない(19.0%)』『まったくそう思わない(2.8%)』という回答結果になった。

 多くは正しく進んでいるようですが、「あまりそう思わない」「まったくそう思わない」と回答した方の合計は2割以上となったことから、定期健診の場合はバックオフィス業務のDX以上に、再検診や健康改善アドバイスといった「工数」が問題だと感じているのかもしれない。

 そこで、最低限の工数での健康経営を実現するためには、どのようなことが必要だと思うか、具体的に聞いた。

最低限の工数で健康的な経営を実現するためには何か必要?(※一部抜粋)

  • 健康診断後の再検査の受診促進の手助けなど(20代/女性/兵庫県)
  • 外部システムの導入(20代/女性/沖縄県)
  • DXに詳しい人材を複数育成すること(40代/男性/神奈川県)
  • 一部門だけでなく、会社全体がDXすること(40代/男性/愛知県)

 バックオフィス業務のDXと同じように、社内のシステムを統一するなど企業全体のDXが必要だと感じているほか、健康診断は受けた後が重要であるため、もし再検査が必要になった場合のサポートなども欠かせないと感じているようだ。

 DXに詳しい人材を複数育成することで、企業全体にDXが浸透していくことが予想されるが、もし難しい場合は外部システムの導入を検討してみるのも良いのではないだろうか。

【まとめ】DXにより業務がスマート化された一方、逆に非効率化してしまう場面も!

 今回の調査で、バックオフィス部門(人事・総務・労務・財務・事務などの業務)を担当している方がDXについてどのように感じているのかがわかった。

 勤怠管理や給与計算といった業務についてはDXが進んでいる傾向がみられたが、業務がスマート化されていることを実感しながらも、工数が増えるなど、逆に「非効率」になってしまうケースも多く、その結果、正しくDXが進んでいないと感じている様子が窺えた。

 速やかにDXを進めるためには、一部分ではなく企業の全体的なDXを進めることが望ましいだろう。

 それが難しいと感じられる場合は、外部システムを導入してみてはいかがだろうか。

OHME(オーミー)保健室について

OHMEロゴ

 今回、「DXに対するバックオフィスの本音」に関する調査を実施した、株式会社セイルズは、働く人のための社外健康管理プラットフォーム『OHME(オーミー)』(https://www.ohme-cloud.jp/)を運営している。

健康管理業務をリモートで代行!健康な職場づくりをOHME(オーミー)が支援

 企業ごとに担当の保健師や産業医が健康相談や保健指導を行う。

 社外健康管理室をシェアするので、低コストで健康管理業務のDX化が実現!OHMEは、人が人を支える。

※ISO27001認証取得済

 OHME保健室は、産業医事務所が運営するシェア型の健康管理センター3名~200名規模の事業所が利用している。

 健康管理担当者の工数を増やさない産業医と保健師、健康管理コンシェルジュが利用企業の社員をサポートする。

OHME(オーミー)がこれらの悩みを解決

 OHMEは健康管理業務を保健師と産業医が徹底サポート、健康データはクラウドで安全に管理!健康管理担当者・従業員のためのOHMEクラウド。

健康診断事後措置業務をOHME(オーミー)に依頼

 OHME(オーミー)では開始から3か月かけて、健康診断結果の集計や受診勧奨、対象社員に保健指導を実施し、健康計画の策定などを同社が提案する。

 開始から1年間は、日常の健康相談窓口、ハラスメント窓口、女性社員のための窓口として利用できる「オンライン保健室」を標準で提供。

 ストレスチェックの実施も可能。

調査概要:「DXに対するバックオフィスの本音」に関する調査

  • 【調査期間】2023年3月3日(金)~2023年3月4日(土)
  • 【調査方法】インターネット調査
  • 【調査人数】1,002人
  • 【調査対象】DX推進中の企業に勤めるバックオフィス部門の方(人事・総務・労務・財務・事務など)
  • 【モニター提供元】ゼネラルリサーチ

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